Креирање на база на податоци во excel

 

Креирање на база на податоци во excel 

База на податоци претставува организирана колекција од податоци. Во неа можат да се чуваат податоци за луѓе, за книги, за оцени, за автомобили и за било што друго. Базите на податоци не мора да се чуваат во компјутерот. На пр. телефонски именик, колекција на филмови на компакт дискови, адреси на пријатели и т.н. исто така се бази на податоци. Чување на бази на податоци во компјутерот овозможува нивна полесна и побрза обработка и добивање на саканата информација. База на податоци се користи за чување, организирање и пребарување на податоци. Постојат програми кои се специјализирани за работа со бази на податоци, како што се Access од пакетот Microsoft Office и Base од пакетот OpenOffice. Но и програмите за табеларно пресметување имаат можност да извршат некои едноставни операции со податоци во табела која може да се смета за едноставна база на податоци. Податоците од табелата можат да се сортираат, да се побараат податоци кои задоволуваат некој критериум и слично.

Креирањето база на податоци во Excel може да биде многу едноставен и корисен процес за организирање и управување со информации. Подолу се прикажани чекорите како да креираш функционална база на податоци во Excel:

Чекори за креирање база на податоци во Excel

1. Планирање на структурата

Најпрво, размисли кои информации сакаш да ги складираш во базата на податоци. Секоја колона ќе претставува полиња (типови на податоци), а секој ред ќе биде запис (индивидуален податочен влез).

Пример за структура на база на податоци - База на клиенти:

• ID на клиент (единствен идентификатор)
• Име
• Презиме
• Телефон
• Е-маил
• Адреса
• Датум на регистрација
• Вкупни нарачкИ

• Креирање на заглавија на колони

  Во првиот ред од табелата, внеси ги заглавијата за секоја колона. Пример:

• 

  3. Внесување на податоци

  Откако ќе ги дефинираш заглавијата, започни со внесување на податоци во секој ред (запис).

  
  

• 
  
  
  

• Форматирање на податоците

  За полесно користење на базата на податоци, можеш да ги форматираш клетките според типот на податок. На пример:

  • Телефон: Форматирај како „Текст“ за да се осигураш дека почетните нули не се губат.
  • Датум на регистрација: Форматирај како „Датум“.
  • Вкупни нарачки: Форматирај како „Број“ или „Валута“.

  
  

  • 5. Креирање на табела (опционално)

  Excel има опција за автоматско конвертирање на податоците во табела, што олеснува управување со податоци.

  Како да го направиш ова:

  1. Избери ја целата табела (вклучувајќи ги заглавијата).
  2. Оди на табот Insert и кликни на Table.
  3. Во прозорецот што ќе се отвори, потврди дека полето „My table has headers“ е означено.
  4. Кликни OK

  
  

• Зачувување и управување со податоците

  На крај, зачувај го фајлот и редовно го ажурирај со нови записи.

 Форма за податоци во MS Excel

Работата со форми (образци) во Excel овозможува лесен начин за внесување и управување со податоци во база. Еве чекори како да се креира и користи форма (образец) во Excel:

1. Подготовка на табелата

• Најпрво креирај табела со колони за податоците. На пример, можеш да ја користиш "База на клиенти" од претходниот пример:
• 

  2. Активирање на опцијата за форма (образец)

  • Чекор 1: Доколку ја немаш опцијата „Форма“ видлива во Excel, треба да ја додадеш на лентата со алатки:

    1. Оди на File > Options.
    2. Избери Quick Access Toolbar од левото мени.
    3. Во полето Choose commands from избери All Commands.
    4. Пронајди ја опцијата Form... и додади ја на лентата со алатки со кликнување на Add.
    5. Кликни OK.

  • Чекор 2: Откако опцијата „Форма“ ќе биде додадена, ќе можеш да ја користиш за внесување на податоци.

  3. Креирање и користење на форма за внесување податоци

  • Чекор 1: Избери ја табелата каде што ќе внесуваш податоци.
  • Чекор 2: Кликни на копчето Form (Форма) од лентата со алатки.
  • Чекор 3: Ќе се отвори форма за внесување податоци. Полето ќе ги прикаже сите колони од табелата како поединечни полиња за внесување.

  Пример форма:

• -----------------------------------
• | ID на клиент: [   ]             |
• | Име:        [   ]               |
• | Презиме:     [   ]              |
• | Телефон:     [   ]              |
• | Email:       [   ]              |
• | Адреса:      [   ]              |
• | Датум на рег.: [   ]            |
• | Вкупни нарачки: [   ]           |
• -----------------------------------

Чекор 4: Внеси податоци во соодветните полиња и притисни Enter за да додадеш нов запис. Со ова, податоците автоматски ќе се внесат во табелата во Excel.

Дополнителни функционалности на формата

• Навигација низ записи: Користи стрелките на формата за да се движиш низ претходно внесените записи.
• Барање записи: Кликни на копчето Criteria за да филтрираш или да пребараш записи по некој критериум (на пример, по презиме).
• Измена на записи: Кога ќе пронајдеш запис преку навигација или критериуми, можеш да ги измениш полињата и да ги ажурираш податоците.
• Бришење на записи: Кликни на Delete за да избришеш одреден запис.

Пример:

Ако имаш 5 клиенти во табелата и сакаш да додадеш нов, само отвори ја формата, пополни ги полињата, и новиот запис ќе биде внесен како нов ред во табелата.

Формите се корисни за управување со големи количини на податоци и за избегнување на директно уредување во табелата, што е идеално за намалување на грешки при внесување.

Задавање на услови за пребарување

 

При пребарување на записи за нумерички податоци се задаваат услови со користење на операторите за споредување (>, >=, =, <, <= и <>). За текстуалните податоци се користат знаците ѕвездичка (*) и прашалник (?). Ѕвездичката заменува повеќе знаци, а прашалникот заменува еден знак.

Отвори ја формата

1. Избери ја целата база на податоци (вклучувајќи ги и заглавијата на колоните).
2. Кликни на копчето Form на лентата за алатки.

Формата ќе се отвори со полиња за внесување податоци, како што се прикажани во табелата.

4. Задавање услови за пребарување (Criteria)

1. Отвори ја формата и кликни на копчето Criteria. Ова ти овозможува да зададеш услови за пребарување преку полињата во формата.

2. Внеси го критериумот по кој сакаш да пребаруваш во соодветните полиња. На пример, ако сакаш да најдеш клиенти со презиме „Стојанов“:

   • Оди во полето Презиме и внеси „Стојанов“.

3. Притисни Enter или кликни на копчето Find Next за да го пронајдеш првиот запис што го исполнува критериумот.

5. Пребарување со повеќе услови

Можеш да зададеш повеќе услови за пребарување. На пример, можеш да пребаруваш клиенти со презиме „Стојанов“ и со вкупни нарачки поголеми од 3:

1. Во полето Презиме внеси „Стојанов“.
2. Во полето Вкупни нарачки внеси „>3“ (поголемо од 3).
3. Притисни Enter за да ги пронајдеш сите записи што ги исполнуваат двата критериуми.

6. Уредување или бришење на записи

Откако ќе го пронајдеш записот кој ги исполнува условите:

• Можеш да го измениш записот директно во формата и да го зачуваш.
• Или да го избришеш записот со кликнување на Delete.

Пример за пребарување:

• Ако сакаш да ги пронајдеш сите клиенти кои имаат вкупни нарачки помеѓу 3 и 5:
  • Во полето „Вкупни нарачки“ внеси „>=3“ и „<=5“.
  • Притисни Enter и Excel ќе ги најде записите кои ги исполнуваат тие услови.

Забелешка:

Користењето на формата е многу корисно за големи бази на податоци бидејќи ти овозможува брзо да пребаруваш и уредуваш записи без да ги гледаш сите податоци одеднаш.

Со овие чекори, можеш да зададеш напредни услови за пребарување и да ги филтрираш податоците во базата на податоци преку форма во Excel.